Sử dụng Tiếng Anh và Excel trong dự toán đấu thầu

Sử dụng Excel trong dự toán đấu thầu là một đề tài rất cuốn hút. Vì bản thân Excel là một bảng tính điện tử và cũng có thể sử dụng làm cơ sở dữ liệu.



 Tính tùy biến trong Excel rất cao, các hàm số được cung cấp dồi dào. Bên cạnh đó Microsoft còn cung cấp bộ VBA cho các nhà lập trình phát triển các ứng dụng và triệu gọi các ứng dụng khác đã được khai báo với Microsoft trên máy tính của bạn.

Một nhân viên lập dự toán đấu thầu đòi hỏi phải có tốc độ để hoàn thành bảng khối lượng đấu thầu trước giờ nộp thầu nên rất cần đến một phần mềm dự toán đấu thầu chuyên nghiệp. Nếu thời điểm đóng thầu vào thứ Hai đầu tuần thì thực chất bạn đã phải hoàn thành hồ sơ vào sáng thứ Sáu của tuần trước để còn kịp trình ký, photo và đóng gói hồ sơ vào buổi chiều hôm đó nữa chứ, chưa kể đến thời gian kiểm tra lại hồ sơ để khỏi râu ông nọ cắm cằm bà kia, nào là bảo lãnh dự thầu hai ba cái phòng kế toán mới lấy từ ngân hàng về, nào là thư giảm giá dán niêm phong của sếp, rất dễ xảy ra tình trạng bìa ghi gói thầu này nhưng bên trong là hồ sơ gói thầu khác, rớt là cái chắc.

Nếu có thông tin giá trần thay đổi vào giờ chót, thường là như thế thì việc làm lại bảng khối lượng lại càng không tránh khỏi. Làm thư giảm giá theo phần trăm tức là giảm đều các hạng mục rất hay bị bắt lỗi, sẽ không có lợi cho công tác thanh toán sau này, thường chúng ta chỉ giảm ở một số hạng mục được cho là: “không quan trọng, ít phát sinh tăng, nhiều khả năng phát sinh giảm”. Đối với các gói thầu liên danh. Công ty ở miền Bắc vào miền Nam đấu thầu, giấy ký đóng “mộc” khống chỉ của sếp bạn có thể mang theo nhưng thay đổi dự toán thì phải cần đến phần mềm, chuyện thật đau đầu, chưa kể đến một số Chủ đầu tư “củ chuối” còn bắt kèm theo cái đĩa mềm chép tập tin bảng khối lượng. Giá như có một tập tin Excel nhỉ, ở bất kỳ máy nào cũng có thể thao tác được thì còn gì bằng, hôm nay tôi có vài lời giới thiệu với các bạn về 1 tập tin Excel lập dự toán đấu thầu như thế có thể đạt được phần lớn các tính năng chuyên nghiệp, tuy vẫn còn một số chỗ cần bổ sung để hoạt động thiện chiến hơn.

Thời buổi “loạn lạc” như bây giờ, đấu thầu thường là sắp xếp, đấu sòng phẳng bán hồ sơ có khi không ai dám mua. Một công ty thường làm 5 bộ hồ sơ cho 5 nhà thầu khác nhau, đấu “rộng rãi” hay “hạn chế” cũng cần tối thiểu 5 nhà thầu cho an toàn. Mặt khác có nhờ thì nhờ hồ sơ năng lực, chứ bảng khối lượng mấy ai đi nhờ, mình tự làm cho chắc, nhỡ đâu phía bạn “lật kèo” hạ giá xuống thì công sức “theo” gói thầu có khi cả năm trời đổ xuống sông xuống bể. Kể cả phía bạn không “lật kèo” nhưng trong bảng khối lượng có sai sót về đánh máy phải điều chỉnh “lỗi số học” thì giá bỏ thầu vẫn có nguy cơ thấp hơn giá của mình như thường.

Vậy đấy bạn thường phải làm 5 bảng khối lượng cho 5 nhà thầu khác nhau, có lẽ nào 5 nhà thầu lại có cùng 1 kiểu bảng khối lượng, cùng một font chữ à, phải khác nhau tí chút chứ. Đấy là lý do bạn cần đến phần mềm dự toán excel cho dù máy của bạn đã cài một phần mềm dự toán nào đấy rồi đi chăng nữa.

Giới thiệu về phần mềm dự toán đấu thầu bằng Excel của Nhất Long.

Phần mềm thực chất là các tập tin của Excel thuần túy có gắn các modul VBA kèm theo để tra dự toán, lập bảng phân tích đơn giá chi tiết, gắn các lệnh của dự toán vào chung với hệ thống menu của Excel. Người sử dụng có thể kết hợp được sức mạnh của Excel và các lệnh hỗ trợ của phần mềm như một tính năng của chính Excel.

Phần mềm không cần cài đặt. Chỉ có 3 tập tin cơ bản.
1. Tập tin dutoan1_thunghiem.xls chứa định mức xây dựng cơ bản
2. Tập tin program.xls chứa các modul VBA
3. Tập tin book1.xls là tập tin chứa bảng khối lượng của gói thầu.

Nguyên lý hoạt động như sau:
Chép tập tin book1.xls vào thư mục của gói thầu.
Vào menu: “Tập tin” >> “mở tập tin có sẵn” để mở book1.xls, nhập bảng khối lượng dự thầu.
Bảng khối lượng được nhập bình thường theo như bảng khối lượng trong hồ sơ mời thầu.
Sau đó tiến hành tra định mức và lập bảng phân tích đơn giá chi tiết.
Các bảng khối lượng, phân tích đơn giá chi tiết, bảng thống kê vật liệu, nhân công, xe máy được liên kết chặt chẽ với nhau bằng công thức. khi giá trị một bảng thay đổi thì tất cả các bảng khác đều thay đổi theo.
Phân tích xong đơn giá chi tiết tất cả các hạng mục, người sử dụng in bảng khối lượng và bảng phân tích đơn giá chi tiết để ký tên đóng dấu đưa vào hồ sơ thầu là xong.
Nguyên lý hoạt động chỉ đơn giản như thế thì phần mềm hỗ trợ được gì cho người sử dụng?

Tra cứu và áp định mức:
Click chuột phải vào 1 dòng trên bảng khối lượng vừa nhập, chọn “tra định mức”, 4 cửa sổ định mức sẽ hiện ra, ở cửa sổ hạng mục, bạn đưa con trỏ đến định mức cần áp và và click chuột phải chọn áp định mức, lúc đó trong tập tin book1 của bạn đã có phân tích đơn giá chi tiết cùng với VL, NC, XM của hạng mục vừa áp.

Xem phân tích đơn giá chi tiết
Click chuột phải vào dòng cần xem, chọn “Xem phân tích” thì con trỏ sẽ nhảy đến phân tích đơn giá chi tiết của hạng mục đó ở Sheet “phan tich”.

Thao tác tuyệt vời trên phân tích đơn giá chi tiết
Đặc trưng của đấu thầu là phân tích đơn giá không nhất thiết phải đúng 100% theo định mức, trên phân tích đơn giá chi tiết bạn có thể tùy ý thay đổi khối lượng định mức, thay đổi giá VL, NC, XM, những thay đổi này tự động cập nhật vào bảng VL, NC, XM. Bạn có thể chèn thêm (hoặc xóa đi) 1 loại vật liệu mới, nhân công mới hay xe máy mới chỉ bằng động tác nhấn chuột phải. (thay đổi này có tính hai chiều, nếu bạn vào bảng VL, NC, XM thay đổi giá trị thì bảng phân tích cũng thay đổi theo).

Ghép nhiều định mức cho một hạng mục
Hồ sơ mời thầu đôi lúc có hạng mục gộp chẳng hạn như bê tông đi kèm ván khuôn thì bạn cũng không có gì băn khoăn, chương trình cho phép ghép nhiều định mức trên một phân tích. Trước tiên bạn áp định mức bê tông, sau đấy tra định mức thêm một lần nữa và áp thêm định mức ván khuôn.

Bảng khối lượng có nhiều hạng mục dùng chung 1 phân tích đơn giá.
Bạn có thể dùng chung phân tích đơn giá của hạng mục trước đó, vào menu “khối lượng” chọn >> “hạng mục tương tự”, sẽ không có thêm bảng phân tích đơn giá nhưng bảng tổng hợp VT, NC, XM đều thể hiện số liệu khối lượng của hạng mục “dùng chung”.

Trong bảng khối lượng dự thầu cho phép có nhiều thể loại công tác xây lắp khác nhau
Ví dụ: “xây dựng nền mặt đường” và “xây lắp công trình dân dụng”, Các thể loại này dẫn đến hệ số chi phí chung khác nhau. Rất đơn giản, đưa con trỏ đến đoạn cần thay đổi, vào menu “khối lượng” chọn >> “thay đổi công tác xây lắp”.

Cho phép thay đổi các hệ số thu nhập chịu thuế, hệ số nhân công xe máy vv… 
Vào menu “công cụ” chọn >> “thay đổi các hệ số”

Xóa một hạng mục trong bảng khối lượng: rõ ràng hạng mục trong bảng khối lượng có liên quan đến phân tích đơn giá tương ứng và các bảng kê VL, NC, XM khác, vì vậy chương trình sẽ tự động xóa cho bạn. cách làm là đưa con trỏ về ô đầu của dòng hạng mục cần xóa, nhấn phím delete. tất nhiên là bạn phải vào chương trình để mở tập tin khối lượng trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào cần đến phần mềm hỗ trợ.

Trên đây là một số tính năng cơ bản, còn rất nhiều các tính năng hấp dẫn khác, mình sẽ giới thiệu tiếp ở phần sau

Vì đây là phần mềm được lập và sử dụng vào thời điểm Excel 2000 nên bạn phải cài thêm Excel 2000 (bản Pro có hỗ trợ VBA) vào máy để sử dụng cho riêng phần mềm này. Excel 2000 rất nhẹ chạy nhanh không đòi hỏi cấu hình máy mà thực chất không thua kém gì Excel 2003, nếu máy bạn đang sử dụng Excel 2003 hay Excel 2007, bạn có thể cài thêm Excel 2000 mà không ảnh hưởng gì.

Do Excel 2003 không hỗ trợ một số hàm tìm kiếm của Excel 2000 nên phẩn mềm sẽ báo lỗi. Vì đã lập lâu quá rồi, giờ phải chỉnh sửa cho phù hợp với 2003 thì mình e rằng không còn đủ kiên nhẫn nữa. mong các bạn thông cảm

Lưu ý quan trọng
bạn phải chạy Excel 2000 trước rồi dùng lệnh open để mở tập tin program.xls. không nên kích hoạt program.xls từ window explorer, vì như thế chương trình có thể triệu gọi Excel 2003 của bạn và gắn hệ thống menu vào đấy (rất khó để gỡ bỏ hệ thống menu này).

Bộ phần mềm dự toán Excel 2000 thì mình có thể Post lên ở đây, nhưng riêng bộ cài office2000 (hơi nặng) thì mình chưa biết cách nào đưa lên. Bạn nào biết chỗ tải về trên mạng thì thông báo cho anh em với nhé.

Tuy là phần mềm miễn phí nhưng bạn cần phải nhập mã số sử dụng mới hoạt động được. Bạn tải phần mềm về máy, sau khi chạy tập tin program.xls, vào menu “Tập tin” chọn >> “Đăng ký” một hộp hội thoại sẽ xuất hiện cùng với “chuỗi số đăng ký”, bạn post chuỗi số đăng ký lên diễn đàn này, mình sẽ cấp mã số sử dụng tương ứng cho bạn. hoặc liên lạc trực tuyến với HoaLac.com.vn để được tư vấn thêm (website Hòa Lạc, trang liên hệ, mục liên lạc trực tuyến, thành viên số 2 từ trên xuống).

Một phiên bản khác của phần mềm này còn cho phép tự động lập tiến độ thi công của bảng khối lượng dự thầu đã được phân tích đơn giá chi tiết, phù hợp với điều kiện nhân công xe máy đã khai báo của gói thầu.

Nguyên lý lập tiến độ là triệu gọi và chuyển các thông số cho MS.Project để MS.Project vẽ tiến độ từ nhân công và xe máy trong bảng phân tích đơn giá.

Để sử dụng phiên bản này, bạn cần phải cài đặt thêm MS.Project 2000 (các phiên bản Ms.Project đời mới hơn mình chưa thử). Mình sẽ giới thiệu miễn phí phiên bản này vào kỳ tới.

  • TAG :

Danh mục

Loading...

Bài nổi bật